Die Immobilienverwaltung ist mit einer Vielzahl operativer Prozesse verbunden. Diese zu digitalisieren und frei von Medienbrüchen zu gestalten, macht den entscheidenden Unterschied in der Erreichung von Qualität und Effizienz aus.
Ob die Entgegennahme, Bewertung, Erledigung und Rückmeldung von Störmeldungen, die laufende Überwachung der Wahrnehmung der Betreiberverantwortung, die debitorische und kreditorische Rechnungsbearbeitung oder das Bereitstellen von Berichtsinformationen – all diesen Prozessen ist gemein, dass mehrere Beteiligte involviert sind, Fristigkeiten bzw. Service Level Agreements bestehen und eine Vielzahl von Daten verarbeitet oder geniert werden müssen. Des Weiteren reißen die skizzierten Prozesse nur einen Ausschnitt der im Alltag der Immobilienverwaltung relevanten Arbeitsabläufe an.
Dieser Ausschnitt wesentlicher Prozesse verdeutlicht jedoch schon, wie wichtig es ist, wiederkehrende Arbeitsabläufe zu standardisieren und zu dokumentieren, die Verantwortlichkeiten sowie Aufgabenträger und Schnittstellen zu definieren und konsequent Möglichkeiten der systemischen Unterstützung zu realisieren.
Marktseitig gibt es hier bereits entsprechende Softwarelösungen, die in den letzten Jahren eine positive Entwicklung genommen haben. Wichtig ist hierbei, dass die Applikationen nicht nur die benötigten Funktionaltäten bereitstellen, sondern durch Schnittstellen zu spezialisierten Sekundäranwendungen und eine explizite Workflowunterstützung (Genehmigungen, Weitergabe an den nächsten Bearbeiter) optimierte Prozessabläufe sicherstellen.
Die Verankerung einer solchen Prozessstabilisierung – gestützt durch eine durchgängige Systemabwicklung – führt zu einer Daten- und Arbeitsqualität, zu einem effizienten Prozessdurchlauf und einer durchgängigen, revisionssicheren Dokumentation der Arbeitsergebnisse.
Seitens PretiumPlus tragen wir der oben beschriebenen Notwendigkeit bzw. Zielstellung bereits seit Jahren durch ein elektronisches Organisationshandbuch mit allen Kern-, Management- und Unterstützungsprozessen Rechnung. Wir sind ein nach DIN ISO 9001 (Qualitätsmanagement) und DIN ISO 14001 (Umweltmanagement) zertifiziertes Unternehmen und haben das Umwelt-, Qualitäts- und Datenschutzmanagement in unserer Organisation institutionalisiert und personell ausgestattet. Die konsequente Einhaltung relevanter immobilienwirtschaftlicher Normen spiegelt sich in unseren revisionssicheren Prozessen und Arbeitsweisen wider. Mandatsbezogen passen wir unsere Prozesse auftragsspezifisch an. Des Weiteren arbeiten wir kontinuierlich an einer vollständigen Systemintegration unserer Prozesse und haben hier einen signifikanten Fortschrittsstand erreicht.
(Text ursprünglich verfasst im August 2022)
